De taakgerichte projectorganisatie

"Meer rust, minder stress"

Gesignaleerde knelpunten
Veel projecten lopen tegelijkertijd, er liggen een paar stevige deadlines op de loer en iedereen zet een tandje bij. Herkenbaar? Waarschijnlijk wel. Deze situatie bevat de belangrijkste ingrediënten voor hoge werkdruk met pieken en dalen, overwerk, stress en RSI. De taakgerichte projectorganisatie helpt je deze knelpunten te voorkomen.

Wat houdt een taakgerichte projectorganisatie in?
De taakgerichte projectorganisatie helpt je met je collega's onderling de werkdruk te beheersen. Dit wordt mogelijk als de organisatie als volgt wordt ingericht:

• Gestructureerd in projectgroepen, bestaande uit projectleiding en projectmedewerkers.
• Indien er meerdere architecten zijn, werkt elke projectgroep met één van de architecten. Op deze wijze worden conflicterende deadlines met planningen van andere architecten voorkomen.
• De projectgroepen zijn zo samengesteld dat jij en je collega's elkaar kunnen helpen bij zowel pieken als dalen.
• Een manager projectorganisatie overlegt periodiek met de projectleiding over planning en budgetten en houdt het totaaloverzicht over de werkdruk van de organisatie.

Wat levert de taakgerichte projectorganisatie op?
Omdat je indien nodig werkzaamheden van elkaar op kunt vangen, kan er bij hoge werkdruk efficiënter en toch met rust worden gewerkt. Je hebt daarnaast meer en intensiever contact met je collega's, wat de werksfeer vaak positief beïnvloed.
En het belangrijkste is dat je RSI-klachten kunt voorkomen omdat er:

• meer regelmogelijkheden zijn voor de werkdruk (pieken en dalen worden afgevlakt).
• meer mogelijkheden zijn om computerwerk af te wisselen met andere werkzaamheden.
• zich minder stresssituaties voordoen.
• minder overwerk is.

Dit zijn allemaal belangrijke factoren in het ontstaan van RSI.

"Sinds wij onze projectorganisatie hebben aangepast, is er meer rust en minder stress binnen ons bureau en wordt er in drukke tijden efficiënter gewerkt. De medewerkers voelen zich gesteund in het oplossen van de  hoge werkdruk en de onderlinge band tussen de medewerkers is sterker geworden",
Paul Beijeman, manager projectorganisatie Soeters Van Eldonk Ponec architecten, Amsterdam.

Voor wie is de taakgerichte projectorganisatie geschikt?
De oplossing kan op elk architectenbureau worden ingevoerd. Het effect is het sterkst wanneer je je aan de volgende spelregels houdt:

• Werk in kleine projectgroepen - het liefst 8 tot 10 personen - met collega's van ongeveer hetzelfde niveau uit verschillende disciplines.
• Een manager projectorganisatie houdt het overzicht en coördineert wijzigingen in de projectgroepen, planning en budget.
• Zorg dat je makkelijk van werkplek kunt wisselen. Dit kan het best als zoveel mogelijk overal dezelfde software is geïnstalleerd.

Kosten en toepassing
Behalve de benodigde tijd en afstemming voor het invoeren van een taakgerichte projectorganisatie, zijn er verder geen investeringen nodig.