Vakantieplanning verbeteren

Beschrijving

Bij een goede vakantieplanning zijn er voldoende medewerkers op het bureau om het werk zonder onnodig hoge werkdruk door te laten gaan. Tevens wordt zo veel mogelijk rekening gehouden met ieders vakantiemogelijkheden en wensen.

Voor wie?

Voor bureaus met meerdere collega's

Normen

De werkgever moet beleid voeren om de psychosociale arbeidsbelasting (waaronder werkdruk) te voorkomen of, waar dat niet mogelijk is, te beperken.

CAO: Volgens artikel 20 van de CAO heeft iedere fulltime medewerker -die een 40 urige werkweek heeft- per jaar recht op 30 werkdagen vakantie. Vanaf 35 jaar komen daar periodiek extra dagen bij. En vanaf een dienstverband langer dan 5 jaar bij dezelfde werkgever komen daar ook extra dagen bij.

Volgens artikel 20 van de CAO stelt de werkgever de tijdstippen van de vakantie vast overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Indien de werkgever deze redenen niet binnen twee weken kenbaar heeft gemaakt, is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer.

Tips

Voor medewerkers:

Vraag aan je leidinggevende wanneer hij wil weten wanneer en voor hoe lang je met (zomer)vakantie wilt,
Wacht met het definitief boeken van je vakantie tot je akkoord hebt voor je verlof. Als de werkgever bezwaar heeft hoort hij dat binnen twee weken aan te geven.

Voor leidinggevenden:

Het is verstandig goed na te denken over de minimale bezetting van het bureau of een afdeling. Stem op basis daarvan de vakantieroosters af; vooral tijdens schoolvakanties. Maak bijvoorbeeld afspraken over:
- het aantal (vaste/ingewerkte) werknemers dat tegelijk met vakantie kan,
- het inschakelen van gekwalificeerde uitzendkrachten,
- het opnemen van vakanties in de piekmaanden.
De afspraken over het vakantierooster zijn ook een prima uitgangspunt om een regeling voor het aanvragen van vakantie af te spreken. Denk bijvoorbeeld aan:
- het tijdstip waarop werknemers hun (zomer)vakantie moeten aanvragen,
- het aantal aaneengesloten weken dat werknemers maximaal afwezig mogen zijn,
- het moment waarop de vakantieplanning bekend is.
Zorg er voor dat iedere medewerker wel de mogelijkheid krijgt zijn vakantiedagen op te nemen.
Houdt daarbij zo veel mogelijk rekening met de vakantiemogelijkheden van
- medewerkers met kinderen die daardoor alleen in de schoolvakanties weg kunnen gaan.
- medewerkers die een partner hebben die ook afspraken heeft met zijn werkgever.
Binnen de branche sluiten veel bureaus in de zomer gedurende de bouwvakvakantie ook het bureau, voor een collectieve vakantieperiode. Als dat niet zo is, gaat idealiter elke werknemer in een andere periode met vakantie, maar in de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. Als verschillende werknemers in dezelfde periode met vakantie willen, betrek deze personen dan bij het planprobleem. Laat de medewerkers zelf proberen met een oplossing te komen. Komen ze er onderling niet uit, dan moet jij als werkgever een keuze maken. Spreek met de 'verliezer' af dat hij of zij volgend jaar voorrang krijgt bij de vakantieplanning.

Meer weten?

Schoolvakanties zijn te vinden bij Postbus 51
Voor het MKB bestaat een goede site over vakantieplanning
Er bestaan ook digitale hulpmiddelen om vakanties op een eenvoudige manier te registreren en te plannen. De kosten bedragen ongeveer € 15,-

Wat levert het op?

Een zo eerlijk mogelijke verdeling van de mogelijkheden om met vakantie te gaan. En een gezonde bezetting op het bureau.