Werkorganisatie bij deadlines verbeteren
- Beschrijving
Deadlines horen erbij in het architectenbureau. Maar wie zich alleen op de deadlines richt, komt soms aan andere belangrijke taken niet meer toe. Merk je dat je steeds meer tijd kwijt bent aan het zoeken naar nog-niet-opgeruimde documenten? Lukt het je vlak voor de deadline niet meer om iets anders te doen? En maak je in zo'n periode veel meer uren dan je zou willen?
Wie de tijd neemt om te analyseren wat er aan de hand is kan met een paar oplossingen veel bereiken.
- Voor wie?
Voor wie na wil gaan of de organisatie handiger kan. Hoe groter het team waarmee je de werkorganisatie analyseert, hoe meer je kunt bereiken.
- Normen
De werkgever moet beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting (waaronder werkdruk) te voorkomen of, waar dat niet mogelijk is, te beperken.
- Tips
Voor leidinggevenden:
- Ga in het werkoverleg na of een troubleshooter in jullie situatie past. Een troubleshooter richt zich op onverwachte werkzaamheden, zodat andere medewerkers zich beter op hun werk kunnen concentreren.
- Analyseer de werkplanning van je afdeling of team. In hoeverre zijn er door de deadlines werkpieken en dalen bij welke medewerkers? Zijn de dalen handiger te benutten om de pieken minder intensief te maken? Kijk daarvoor ook eens bij de oplossing Taakverdeling in evenwicht brengen.
- Bespreek in het werkoverleg welke taken de hoogste, hoge en minder prioriteit hebben. Dit kan medewerkers ondersteunen bij het maken van hun keuzes.
- Benoem gekoppeld aan het ritme van de deadlines een week- en dagstructuur.
- Het beste moment voor belangrijke, maar minder urgente, zaken is vaak meteen na een deadline.
Voor medewerkers:
- Reserveer in je agenda tijdblokken voor grotere projecten. Zo maak je echt tijd voor creatieve en/of belangrijke taken. Geef tijdens deze tijdblokken je telefoon aan een collega of de troubleshooter, zet je e-mail uit en zoek een aparte ruimte waar je rustig kunt werken.
- Plan je agenda nooit helemaal vol.
- Vraag aan collega's hoe zij met deadlines omgaan. Ondersteun elkaar met tips en help elkaar door het werk samen aan te pakken.
- Maak je detailplanning voor de volgende werkdag aan het eind van de dag.
- Help jezelf door losse notities direct te verwerken/opruimen en/of in te plannen.
- Meer weten?
- Praktijkverhaal
- Wat levert het op?
Door het werk handiger in te plannen en logischer te organiseren kun je in tijden van deadlines aandachtiger werken en worden medewerkers productiever. Medewerkers die minder het gevoel hebben 'te worden geleefd' en meer invloed op het verloop van hun werkdag hebben ervaren minder werkdruk en meer werkplezier.
-
